Saldoen på bedriftskontoen kan se solid ut selv om en betydelig del av pengene allerede er satt av til skatt, lønn, leverandører og andre kommende forpliktelser.
Kategori: Bedriftsbanktjenester
Lesetid: 9 minutter
Introduksjon
En bedriftseier åpner bedriftskontoen mandag morgen og ser at det står 120 000 euro på kontoen.
Ved første øyekast ser den økonomiske situasjonen komfortabel ut. Det kan virke som om det er rom for å bestille mer varelager, starte en ny markedsføringskampanje eller gjennomføre en investering som bedriften har diskutert de siste månedene.
Men en saldo på 120 000 euro betyr ikke nødvendigvis at bedriften har 120 000 euro tilgjengelig til bruk.
En del av pengene kan være satt av til neste MVA-betaling. Lønn skal utbetales om ti dager. Flere leverandørfakturaer er allerede godkjent, men ennå ikke betalt. I tillegg kan selskapsskatt, forsikringer, programvareavtaler eller andre større kostnader snart forfalle.
Når disse forpliktelsene tas med i beregningen, kan beløpet bedriften faktisk har tilgjengelig være betydelig lavere.
Dette er en vanlig utfordring, særlig i bedrifter som vokser. Penger kommer inn og går ut av virksomheten på forskjellige tidspunkter, mens saldoen på bedriftskontoen bare viser hvor mye penger som står på kontoen akkurat nå.
Saldoen forteller ikke hvor mye av pengene som allerede har et bestemt formål.
Når ledelsen skal ta beslutninger om investeringer, ansettelser og nye kostnader, blir denne forskjellen viktig.
Kontosaldo Og Tilgjengelige Midler Er Ikke Det Samme
En bedriftskonto gir et øyeblikksbilde av virksomhetens likviditet.
Den viser hvor mye penger som befinner seg på kontoen på et bestemt tidspunkt, men den sier ingenting om hvilke betalinger bedriften allerede har planlagt.
La oss si at en bedrift har 80 000 euro på driftskontoen.
I løpet av de neste ukene skal virksomheten betale 25 000 euro i lønn, 15 000 euro til leverandører og ytterligere 10 000 euro i skatt og andre forpliktelser.
Kontosaldoen viser fortsatt 80 000 euro.
Fra et driftsmessig perspektiv er imidlertid 50 000 euro allerede disponert.
Det betyr at bedriften har betydelig mindre økonomisk handlingsrom enn saldoen først kan gi inntrykk av.
I en mindre virksomhet kan eieren kanskje holde oversikt over dette i hodet. Man vet hvilke fakturaer som kommer, når lønnen skal betales, og omtrent hvor mye som må settes til side.
Denne metoden blir raskt mindre pålitelig når virksomheten vokser.
Hvorfor Skattepenger Er Spesielt Enkle Å Forveksle Med Tilgjengelige Penger
Skatter og avgifter skaper en spesiell situasjon i bedriftens kontantstrøm fordi pengene ofte kommer inn før den tilsvarende forpliktelsen skal betales.
MVA er et godt eksempel.
Når virksomheten fakturerer kunder, kan MVA komme inn sammen med betalingen for selve produktet eller tjenesten. Pengene kan deretter bli stående på bedriftskontoen en stund før avgiften skal rapporteres og betales.
I denne perioden er pengene synlige på kontoen.
Det kan få bedriftens økonomiske posisjon til å se sterkere ut enn den faktisk er.
Problemet er vanligvis ikke at bedriftseieren har glemt at MVA skal betales. Problemet er at pengene ligger sammen med virksomhetens øvrige likviditet.
Når penger til skatt, lønn, drift og andre forpliktelser inngår i den samme saldoen, blir det lettere å ta beslutninger basert på totalbeløpet i stedet for beløpet som faktisk er tilgjengelig.
En Sterk Salgsmåned Kan Gjøre Problemet Større
Interessant nok kan dette bli mer merkbart når virksomheten går godt.
Tenk deg en bedrift som vanligvis omsetter for rundt 100 000 euro i måneden.
Plutselig får virksomheten et svært godt kvartal. Flere store kunder betaler omtrent samtidig, og saldoen på bedriftskontoen øker betydelig.
Ledelsen får plutselig flere muligheter.
En ny medarbeider kan ansettes. Bedriften kan kjøpe inn mer varelager, investere mer i salg eller begynne å teste et nytt marked.
Det er lett å tolke den høyere saldoen som økt økonomisk kapasitet.
Men høyere salg innebærer ofte også større økonomiske forpliktelser.
Det kan være mer MVA som skal betales. Leverandørfakturaene kan være større. Flere bestillinger kan ha krevd ekstra bemanning, transport, materialer eller andre driftskostnader.
Omsetning og fritt tilgjengelig likviditet utvikler seg derfor ikke alltid på samme måte.
En bedrift kan ha sin beste salgsmåned noensinne samtidig som det reelle økonomiske handlingsrommet er betydelig mindre enn kontosaldoen antyder.
Å Skille Pengene Kan Gjøre Beslutningene Enklere
En praktisk måte å skape bedre oversikt på er å organisere bedriftens penger etter formål i stedet for å betrakte hele saldoen som én stor pott.
Virksomheten kan for eksempel holde penger til den løpende driften adskilt fra midler som er satt av til skatt eller andre forutsigbare forpliktelser.
Målet er ikke å skape mer administrasjon.
Målet er å gjøre den økonomiske situasjonen lettere å forstå.
Hvis 30 000 euro allerede er satt av til en kommende skattebetaling, bør ledelsen kunne se at disse pengene ikke er en del av virksomhetens normale driftsmidler.
Når dette beløpet er tydelig skilt ut eller allokert, blir den gjenværende saldoen mer relevant.
Den gir et bedre bilde av hvor mye virksomheten faktisk kan bruke i den løpende driften.
Noen bedrifter bruker separate kontoer. Andre håndterer fordelingen gjennom regnskapssystemer, treasury-løsninger eller tydelig definerte interne reserver.
Den konkrete metoden er mindre viktig enn prinsippet.
Penger som allerede er satt av til en kjent forpliktelse, bør ikke behandles som fritt tilgjengelig likviditet.
Det Handler Ikke Bare Om Skatt
Skatt og MVA er tydelige eksempler, men de er langt fra de eneste kostnadene en virksomhet må ta hensyn til.
Lønn er ofte en av bedriftens største løpende forpliktelser.
I tillegg kan virksomheten ha husleie, forsikringer, programvareavtaler, leverandørbetalinger, avdrag og kostnader til eksterne rådgivere.
Noen utgifter betales hver måned.
Andre kommer kvartalsvis eller én gang i året.
Årlige betalinger er spesielt enkle å overse fordi de ikke inngår i virksomhetens normale månedlige kostnadsmønster.
En større forsikringspremie eller årlig programvarelisens kan derfor forfalle på et tidspunkt hvor bedriftskontoen ellers ser svært solid ut.
Det betyr ikke nødvendigvis at virksomheten har for lite penger.
Det betyr at en del av pengene allerede var ment for noe annet.
Erfarne økonomifunksjoner ser derfor ikke bare på dagens kontosaldo. De tar også hensyn til betalinger som virksomheten allerede har forpliktet seg til å gjennomføre.
Det gir et langt mer realistisk bilde av likviditeten.
Hvor Mye Kan Bedriften Egentlig Bruke?
Det er her likviditetsstyring blir mer relevant enn bare å kontrollere saldoen.
En virksomhet kan ha 200 000 euro på kontoen og likevel bare ha en relativt liten del av beløpet tilgjengelig for nye investeringer.
En annen virksomhet kan ha en lavere saldo, men likevel befinne seg i en sterkere likviditetsposisjon fordi de kommende forpliktelsene er mindre og kundeinnbetalingene mer forutsigbare.
Den største saldoen er derfor ikke alltid det viktigste tallet.
Det mer relevante er hva som gjenstår etter at kjente forpliktelser er tatt med i beregningen.
Dette gir ledelsen et bedre beslutningsgrunnlag når virksomheten vurderer å ansette en ny medarbeider, kjøpe større mengder varelager, investere i nytt utstyr eller ekspandere til et nytt marked.
Likviditetsoversikt Blir Viktigere Når Bedriften Vokser
Når en virksomhet bare håndterer et begrenset antall betalinger hver måned, er det relativt enkelt å forstå hvor pengene kommer fra og hvor de skal.
Vekst endrer dette.
Flere medarbeidere betyr større lønnsforpliktelser. Flere leverandører skaper flere betalingsfrister. Flere kunder innebærer flere innbetalinger, fakturaer og potensielle betalingsforsinkelser.
Internasjonal ekspansjon kan i tillegg introdusere flere valutaer, kontoer og betalingsstrømmer.
På et tidspunkt blir den finansielle aktiviteten for omfattende til at én person kan beholde full oversikt ved bare å kontrollere saldoen på bedriftens hovedkonto.
Da blir organisering av likviditeten en del av virksomhetens finansielle infrastruktur.
Ledelsen må vite hvilke penger som er tilgjengelige, hvilke som allerede er satt av, og hvilke større betalinger som nærmer seg.
Uten denne oversikten kan selv en lønnsom bedrift oppleve unødvendig press på likviditeten.
Lønnsomhet Betyr Ikke Automatisk God Likviditet
Det er også viktig å skille mellom overskudd og likviditet.
En virksomhet kan være lønnsom i regnskapet samtidig som den opplever perioder med begrenset tilgang på kontanter.
En kunde kan for eksempel ha 60 dagers betalingsfrist, mens bedriftens leverandører skal betales innen 30 dager.
Virksomheten har tjent pengene.
Men pengene har ennå ikke kommet inn på kontoen.
Den samme situasjonen kan oppstå i virksomheter der varer, materialer eller varelager må kjøpes lenge før kunden kan faktureres.
Samtidig fortsetter lønn, husleie og andre faste kostnader å forfalle.
Slike tidsforskjeller er en normal del av det å drive virksomhet.
De blir problematiske når ledelsen tar utgangspunkt i dagens kontosaldo uten samtidig å ta hensyn til betalingene og forpliktelsene som ligger foran bedriften.
God likviditetsstyring handler derfor ikke bare om å ha mye penger på kontoen.
Det handler om å forstå hvilke penger som faktisk er tilgjengelige.
Tydelig Fordeling Kan Også Skape Bedre Interne Rutiner
Det finnes også en organisatorisk fordel ved å gjøre formålet med bedriftens penger tydeligere.
Når alle pengene ligger i én samlet pott, blir større økonomiske beslutninger avhengige av at noen husker alle kommende betalinger.
Det kan fungere når virksomheten er liten og eieren selv håndterer økonomien.
Men når organisasjonen vokser, endrer situasjonen seg.
En bedriftseier kan vite at en større skattebetaling kommer om seks uker. En ny økonomisjef, regnskapsmedarbeider eller annen beslutningstaker har ikke nødvendigvis den samme informasjonen dersom den ikke er tydelig dokumentert i virksomhetens økonomiske struktur.
En tydelig fordeling reduserer avhengigheten av enkeltpersoners hukommelse.
Den gjør også bedriftens likviditetsposisjon enklere å kommunisere internt.
Når flere personer tar økonomiske beslutninger, blir denne tydeligheten stadig viktigere.
Hvordan EasyKonto Kan Støtte Bedre Organisering Av Bedriftens Likviditet
Når bedrifter vokser internasjonalt, blir det stadig viktigere å ha tydelig oversikt over penger som beveger seg mellom forskjellige kontoer, valutaer og markeder.
EasyKonto tilbyr finansielle løsninger for kvalifiserte bedrifter med internasjonal virksomhet, inkludert flervalutakontoer, virtuelle IBAN-kontoer og betalingsløsninger for virksomheter som sender og mottar betalinger på tvers av landegrenser.
En tydeligere struktur rundt bedriftens kontoer og transaksjoner kan gjøre det enklere å organisere midlene etter virksomhetens operative behov og samtidig beholde oversikten når den finansielle aktiviteten blir mer kompleks.
Hvilken struktur som passer best, avhenger naturligvis av den enkelte virksomheten, dens økonomiske forpliktelser og regnskapsmessige behov.
Men grunnprinsippet er det samme.
Penger som allerede er satt av til en bestemt forpliktelse, bør ikke forveksles med penger som virksomheten faktisk kan bruke.
Avsluttende Tanker
En høy saldo på bedriftskontoen kan gi en følelse av økonomisk trygghet.
Men tallet alene forteller ikke hvor mye virksomheten faktisk har råd til å bruke.
En del av pengene kan allerede ha et bestemt formål.
De kan være nødvendige for lønn på fredag, MVA neste måned, en større leverandørfaktura om to uker eller en årlig kostnad som snart forfaller.
Jo større virksomheten blir, desto viktigere blir det å forstå denne forskjellen.
Målet er ikke å gjøre bedriftens likviditetsstyring mer komplisert.
Tvert imot handler det om å gjøre den økonomiske situasjonen tydeligere.
Når ledelsen kan skille mellom driftsmidler, reserverte midler og penger som faktisk er tilgjengelige, blir de daglige økonomiske beslutningene enklere å ta.
Neste gang saldoen på bedriftskontoen ser uvanlig sterk ut, kan det derfor være verdt å stille ett ekstra spørsmål.
Ikke bare hvor mye penger virksomheten har.
Men hvor mye av pengene virksomheten faktisk kan bruke.