Det kan være praktisk å ha flere bedriftskontoer. Problemene oppstår når økonomiteamet må samle informasjon fra forskjellige banker, valutaer og betalingssystemer bare for å forstå bedriftens faktiske økonomiske situasjon.
Kategori: Kontoadministrasjon
Lesetid: 9 minutter
Introduksjon
De fleste bedrifter bestemmer seg ikke bevisst for å bygge opp en komplisert bankstruktur.
Det skjer vanligvis én beslutning om gangen.
Bedriften åpner sin første konto for den daglige driften. Senere oppstår det behov for en annen konto for en bestemt valuta. Ekspansjon til et nytt land kan skape behov for lokale betalingsopplysninger. Et nytt bankforhold etableres fordi bedriften trenger en bestemt finansiell funksjon.
Noen år senere kan bedriften ha flere kontoer hos forskjellige finansielle leverandører.
Det trenger ikke å være et problem i seg selv.
Problemet er administrasjonen som oppstår rundt kontoene.
Økonomiteamet kan måtte logge inn på flere plattformer hver morgen, eksportere transaksjonsdata fra forskjellige systemer, avstemme saldoer manuelt og flytte penger mellom kontoer før enkelte betalinger kan gjennomføres.
Så stiller ledelsen et tilsynelatende enkelt spørsmål:
Hvor mye penger har vi egentlig tilgjengelig i dag?
Det kan ta betydelig lengre tid enn det burde å finne et nøyaktig svar.
Den reelle kostnaden ved å håndtere flere bankforbindelser handler derfor ikke nødvendigvis om antallet kontoer. Den handler om den operasjonelle kompleksiteten som oppstår når kontoene ikke lenger gir bedriften et tydelig og samlet økonomisk bilde.
Flere Kontoer Oppstår Ofte Av Gode Forretningsmessige Grunner
Det er ikke automatisk ineffektivt å bruke flere bedriftskontoer.
Det kan finnes gode kommersielle og operasjonelle grunner til det.
En internasjonal bedrift kan for eksempel motta inntekter i euro samtidig som ansatte eller leverandører betales i danske kroner og svenske kroner.
En annen bedrift kan ønske å holde penger til den daglige driften adskilt fra midler som er satt av til skatt eller andre fremtidige forpliktelser.
Forskjellige selskaper eller datterselskaper i samme organisasjon kan også ha separate kontoer av hensyn til regnskap, rapportering eller intern kontroll.
Kompleksiteten oppstår vanligvis gradvis.
Hver nye konto løser et bestemt problem når den blir åpnet. Men bedrifter stopper ikke alltid opp og vurderer hvordan hele strukturen fungerer når flere kontoer etter hvert brukes samtidig.
Det som opprinnelig var en praktisk løsning, kan derfor over tid utvikle seg til en betydelig administrativ oppgave.
Se For Deg En Bedrift Som Opererer I Tre Markeder
Se for deg en dansk bedrift som har ekspandert til Sverige og Tyskland.
Danske kunder betaler i DKK.
Svenske kunder betaler i SEK.
Tyske kunder betaler i EUR.
Bedriften har samtidig leverandører over hele Europa samt ansatte og løpende kostnader i flere markeder.
For å støtte virksomheten har bedriften opprettet kontoer hos forskjellige finansielle leverandører.
Det er ikke noe uvanlig ved det.
Men hver mandag morgen må noen i økonomiavdelingen skaffe seg en oversikt over bedriftens aktuelle økonomiske situasjon.
Én konto må kontrolleres for DKK.
En annen plattform inneholder EUR.
SEK-transaksjonene må kanskje gjennomgås et tredje sted.
Samtidig forventes flere kundebetalinger i løpet av uken, mens leverandørbetalinger skal gjennomføres fra forskjellige kontoer.
Bedriften kan samlet sett ha god likviditet.
Men det betyr ikke nødvendigvis at pengene befinner seg på riktig konto, i riktig valuta og på riktig tidspunkt.
Det er her fragmentert kontoadministrasjon begynner å bli et operasjonelt problem.
Den Skjulte Kostnaden Er Ofte De Ansattes Tid
Bankgebyrer er relativt enkle å identifisere fordi de vises direkte på kontoutskriftene.
Administrative kostnader er mindre synlige.
Tenk deg at en økonomimedarbeider bruker 30 minutter hver morgen på å kontrollere saldoer, hente transaksjoner og oppdatere et internt regneark.
Det høres kanskje ikke ut som mye.
Men 30 minutter per arbeidsdag blir til mer enn ti timer hver måned.
Legg deretter til kontoavstemming, interne overføringer, betalingsgodkjenninger og arbeidet med å undersøke transaksjoner som ikke umiddelbart kan matches.
Da øker tidsbruken raskt.
I et større økonomiteam kan den samme informasjonen dessuten bli gjennomgått av flere personer.
Bedriften betaler i praksis ansatte for manuelt å koble sammen finansielle systemer som fungerer separat.
Den tiden kunne i stedet blitt brukt på prognoser, analyser, leverandørforhandlinger eller andre oppgaver som skaper større verdi for virksomheten.
Kontoavstemming Blir Mer Komplisert
Hver konto skaper enda en kilde til finansiell informasjon.
Denne informasjonen må til slutt stemme overens med bedriftens regnskap.
Når transaksjonsformatene varierer mellom forskjellige leverandører, kan avstemmingen kreve mer manuelt arbeid.
En betaling kan for eksempel vises med én beskrivelse i banken og en annen i regnskapssystemet.
Overføringer mellom bedriftens egne kontoer må også identifiseres riktig, slik at de ikke feilaktig blir registrert som inntekter eller utgifter.
Internasjonale betalinger kan i tillegg innebære valutaforskjeller og ekstra gebyrer.
Ingen av disse oppgavene er nødvendigvis spesielt kompliserte isolert sett.
Problemet er mengden.
Når hundrevis eller tusenvis av transaksjoner beveger seg mellom flere kontoer hver måned, kan små manuelle oppgaver utvikle seg til en omfattende administrativ prosess.
Overføringer Mellom Kontoer Skaper Et Ekstra Lag Med Arbeid
En bedrift kan totalt sett ha nok penger og likevel mangle tilstrekkelige midler på kontoen som en bestemt betaling skal gjennomføres fra.
Tenk deg for eksempel at bedriften har mottatt betydelige inntekter i EUR i løpet av uken.
Samtidig skal en stor leverandørbetaling gjennomføres i DKK.
Økonomiteamet må da flytte penger.
Det kan innebære en intern overføring, valutaveksling eller en overføring mellom forskjellige finansielle leverandører.
Prosessen skaper flere trinn.
Først må behovet identifiseres.
Deretter må overføringen opprettes.
Avhengig av bedriftens interne rutiner kan en annen person måtte godkjenne den.
Til slutt må økonomiteamet kontrollere at pengene har kommet frem før leverandørbetalingen kan gjennomføres.
Hvis dette skjer av og til, er det normalt håndterbart.
Hvis det skjer kontinuerlig mellom flere kontoer og valutaer, blir likviditetsstyringen raskt en daglig operasjonell oppgave.
Valutaveksling Kan Også Bli Fragmentert
Flere bankforbindelser kan gjøre bedriftens valutaveksling vanskeligere å holde oversikt over.
Bedriften kan veksle valuta gjennom flere leverandører, på forskjellige tidspunkter og med ulike prismodeller.
Det kan gjøre det vanskeligere å forstå bedriftens samlede kostnader knyttet til valutaveksling.
En enkelt valutaveksling kan virke ubetydelig.
Men når en internasjonal bedrift gjennomfører et stort antall transaksjoner, kan de samlede kostnadene bli kommersielt relevante.
Det er også et spørsmål om når valuta faktisk trenger å veksles.
Hvis økonomiteamet ikke har en tydelig oversikt over bedriftens saldoer på tvers av valutaer og kontoer, kan virksomheten ende opp med å veksle penger unødvendig fordi det ikke er tydelig hvilke midler som allerede er tilgjengelige andre steder i organisasjonen.
Bedre oversikt fjerner ikke kostnadene ved valutaveksling.
Men det kan gjøre beslutningene mer gjennomtenkte.
Fragmenterte Kontoer Kan Gjøre Likviditeten Vanskeligere Å Forstå
En kontosaldo viser hvor mye penger som finnes på én bestemt konto.
Den viser ikke nødvendigvis hvor stor bedriftens samlede tilgjengelige likviditet er.
For ledelsen er helhetsbildet ofte langt viktigere.
Hvor mye penger har bedriften tilgjengelig akkurat nå?
I hvilke valutaer finnes pengene?
Hvilke kundebetalinger forventes denne uken?
Hvilke leverandørbetalinger forfaller?
Hvor mye må reserveres til lønn, skatt eller andre kommende forpliktelser?
Når informasjonen er fordelt på flere plattformer, kan svarene på disse spørsmålene kreve manuell sammenstilling av data fra flere kilder.
Dette blir spesielt problematisk når beslutninger må tas raskt.
Hvis bedriften for eksempel vurderer et stort varekjøp, må ledelsen forstå den aktuelle økonomiske situasjonen før kapitalen bindes opp.
Hvis det tar flere timer å samle den nødvendige informasjonen, blir beslutningsprosessen tregere.
Flere Kontoer Kan Bety Flere Tilganger Å Administrere
Finansiell kompleksitet handler ikke bare om saldoer og betalinger.
Bedrifter må også kontrollere hvem som har tilgang til kontoene, og hva hver enkelt person har tillatelse til å gjøre.
Én medarbeider skal kanskje kunne opprette betalinger, men ikke godkjenne dem.
En annen trenger kanskje bare tilgang til transaksjonsinformasjon.
Ledende medarbeidere i økonomiavdelingen kan ha behov for bredere tilgang på tvers av flere kontoer.
Når bedriften bruker flere finansielle leverandører, må disse tilgangene ofte konfigureres og vedlikeholdes separat.
Når en medarbeider bytter rolle eller forlater bedriften, kan tilgangen derfor måtte endres i flere forskjellige systemer.
Etter hvert som organisasjonen vokser, blir administrasjon av finansielle tilganger en operasjonell oppgave i seg selv.
Tydelige interne rutiner blir derfor stadig viktigere.
Betalingsgodkjenninger Kan Ta Lengre Tid
Bedrifter innfører ofte flere kontroll- og godkjenningsprosesser etter hvert som de vokser.
En betaling kan for eksempel opprettes av én medarbeider og godkjennes av en annen.
Større betalinger kan kreve ytterligere godkjenning.
Disse kontrollene er viktige, men flere bankplattformer kan gjøre prosessen mindre effektiv.
Personen som skal godkjenne betalingen, kan måtte logge inn på forskjellige systemer avhengig av hvilken konto betalingen skal gjennomføres fra.
Varsler kan komme gjennom forskjellige kanaler.
Økonomiteamet kan i tillegg måtte holde manuell oversikt over hvilke betalinger som fortsatt venter på godkjenning.
Det kan skape unødvendige forsinkelser.
En leverandørbetaling som ble opprettet om morgenen, kan fortsatt vente på ettermiddagen fordi den ansvarlige personen ikke har sett at betalingen ligger til godkjenning på en annen plattform.
Problemet er ikke selve godkjenningskontrollen.
Problemet er fragmenteringen rundt den.
Rapportering Blir Vanskeligere Når Bedriften Vokser
Ledelsesrapportering blir stadig viktigere etter hvert som virksomheten vokser.
Ledelsen ønsker å forstå likviditet, utgifter, innkommende betalinger og finansiell eksponering på tvers av hele bedriften.
Når informasjonen er fragmentert, starter rapporteringsarbeidet ofte med datainnsamling i stedet for analyse.
Økonomiteamet må først samle informasjon fra forskjellige kontoer.
Deretter må dataene standardiseres.
Beløp i forskjellige valutaer må kanskje omregnes.
Transaksjoner må kanskje kategoriseres.
Først etter dette kan den faktiske analysen begynne.
Resultatet kan være at kvalifiserte økonomimedarbeidere bruker en betydelig del av tiden sin på å forberede informasjon i stedet for å analysere den.
Jo større bedriften blir, desto dyrere kan denne ineffektiviteten bli.
Flere Bankforbindelser Betyr Ikke Automatisk Bedre Risikospredning
Noen bedrifter bruker flere finansielle leverandører fordi de ikke ønsker at alle finansielle aktiviteter skal være avhengige av én enkelt aktør.
Det kan finnes gode grunner til dette.
Men risikospredning bør være bevisst.
Å åpne kontoer hos flere leverandører uten en tydelig operasjonell struktur kan ganske enkelt skape mer kompleksitet uten nødvendigvis å gi virksomheten større robusthet.
Bedriften bør derfor forstå hvorfor hver enkelt konto eksisterer.
Hvilken funksjon har den?
Hvilke betalinger skal gå gjennom kontoen?
Hvilke valutaer skal oppbevares der?
Hvem trenger tilgang?
Hvis ingen tydelig kan svare på disse spørsmålene, kan kontoen skape mer administrasjon enn verdi.
Når Bør En Bedrift Gjennomgå Kontostrukturen Sin?
Det finnes ikke et bestemt antall kontoer som automatisk gjør en finansiell struktur for komplisert.
En bedrift kan håndtere mange kontoer effektivt dersom hver konto har et tydelig formål og prosessene rundt dem er godt organisert.
Varselsignalene er vanligvis operasjonelle.
Medarbeiderne bruker stadig mer tid på kontoavstemming.
Ledelsen har problemer med raskt å få oversikt over den samlede likviditeten.
Penger må regelmessig flyttes mellom kontoer før betalinger kan gjennomføres.
Økonomiteamet vedlikeholder omfattende regneark bare for å forstå bedriftens saldoer.
Betalingsgodkjenninger blir vanskelige å følge.
Valutaveksling gjennomføres hos flere leverandører uten et tydelig bilde av den totale kostnaden.
Dette kan være tegn på at bedriften har vokst fra den finansielle strukturen som fungerte da virksomheten var mindre.
Forenkling Betyr Ikke Nødvendigvis Bare Én Konto
Den mest åpenbare løsningen kan virke å være å stenge kontoer til bare én gjenstår.
Det er ikke nødvendigvis den riktige løsningen.
Internasjonale bedrifter kan faktisk ha behov for flere kontoer, valutaer og betalingsstrukturer.
Målet bør derfor være bedre organisering fremfor bare færre kontoer.
Hver konto bør ha en tydelig rolle.
Betalingsstrømmene bør være enkle å forstå.
Økonomiteamet bør vite hvor penger forventes å komme inn, og hvilke kontoer som brukes til forskjellige typer utgifter.
Ledelsen bør kunne få et nøyaktig bilde av bedriftens finansielle situasjon uten flere timers manuell sammenstilling.
En bedrift kan ha en avansert finansiell struktur uten at den trenger å være uoversiktlig.
Den Finansielle Infrastrukturen Må Utvikle Seg Sammen Med Bedriften
En finansiell struktur som fungerer for en bedrift med fem ansatte i ett marked, fungerer ikke nødvendigvis for en virksomhet med 100 ansatte og aktivitet på tvers av Europa.
Det er helt naturlig.
Problemet oppstår hvis bedriften antar at den finansielle infrastrukturen automatisk vil skalere bare fordi resten av virksomheten gjør det.
Det gjør den sjelden.
Når transaksjonsvolumet øker, blir manuelle prosesser dyrere.
Når antallet markeder øker, blir valutahåndtering viktigere.
Når teamet vokser, blir tilgangskontroll og betalingsgodkjenninger mer komplekse.
Bedriftens finansielle infrastruktur bør derfor utvikles sammen med den kommersielle virksomheten.
Hvordan EasyKonto Kan Støtte Internasjonal Kontoadministrasjon
Internasjonale bedrifter har ofte behov for å håndtere betalinger, kontoer og valutaer på tvers av flere markeder.
EasyKonto tilbyr finansielle løsninger for kvalifiserte bedrifter, inkludert flervalutakontoer, virtuelle IBAN-kontoer og muligheter for internasjonale betalinger.
For bedrifter som arbeider med flere valutaer og betalingsstrømmer, kan en mer strukturert finansiell løsning bidra til å redusere noe av den administrative kompleksiteten som kan oppstå ved fragmentert kontoadministrasjon.
Bedre oversikt over finansielle aktiviteter kan samtidig gjøre det enklere for økonomiteamet å forstå hvordan penger beveger seg gjennom virksomheten.
Målet er ikke nødvendigvis å eliminere alle kontoene en bedrift bruker.
Målet er å skape en finansiell struktur som fortsatt er håndterbar når virksomheten blir mer kompleks.
Avsluttende Tanker
Flere bedriftskontoer er ikke et problem i seg selv.
For mange virksomheter er de en naturlig konsekvens av vekst, internasjonal ekspansjon og endrede finansielle behov.
Problemet oppstår når strukturen blir vanskelig å administrere.
Hvis økonomimedarbeidere bruker timer på å samle saldoer, avstemme forskjellige plattformer, flytte penger mellom kontoer og manuelt bygge opp et samlet finansielt bilde, betaler bedriften en operasjonell kostnad som kanskje aldri vises som en egen post på kontoutskriften.
Denne kostnaden har også en tendens til å øke etter hvert som virksomheten vokser.
Spørsmålet bør derfor ikke bare være hvor mange bankkontoer bedriften har.
Det viktigere spørsmålet er om den nåværende kontostrukturen gjør det enklere eller vanskeligere for økonomiteamet å arbeide effektivt.
En god finansiell struktur bør gi bedriften kontroll og oversikt.
Når det begynner å kreve mer arbeid å vedlikeholde strukturen enn å bruke den, kan det være på tide å vurdere hvordan de forskjellige delene henger sammen