En kunde kan sende riktig betalingsbeløp, men bedriften din kan likevel motta mindre enn forventet. Når en faktura betales i feil valuta, kan valutakurser, gebyrer og betalingsbehandling skape uventede forskjeller som økonomiavdelingen må håndtere.
Kategori: Bedriftsbank
Lesetid: 9 minutter
Introduksjon
Tenk deg at bedriften din sender en kunde en faktura på 12 000 euro.
På fakturaen står det tydelig at betalingen skal gjøres i EUR.
Noen dager senere kommer betalingen.
Men i stedet for å sende euro har kunden bedt banken sin om å sende tilsvarende beløp i amerikanske dollar.
Fra kundens perspektiv er fakturaen betalt.
Fra økonomiavdelingens perspektiv kan situasjonen være betydelig mer komplisert.
Betalingen kan ha blitt automatisk vekslet før den nådde bedriftens konto.
En valutamargin kan ha blitt lagt til.
Bank- eller betalingsgebyrer kan ha blitt trukket fra underveis.
Og det endelige beløpet som blir kreditert kontoen, samsvarer kanskje ikke lenger med de 12 000 euroene som står på fakturaen.
Kanskje bedriften bare mottar 11 760 euro.
Nå har økonomiavdelingen en differanse på 240 euro som må forklares.
Har kunden betalt for lite?
Skyldes forskjellen valutaveksling?
Bør kunden kontaktes?
Skal bedriften selv dekke differansen?
Og hvordan skal betalingen avstemmes i regnskapssystemet?
Å motta en betaling i feil valuta kan virke som et lite operasjonelt problem. Men for bedrifter som regelmessig jobber med internasjonale kunder, kan det skape unødvendige kostnader og ekstra administrativt arbeid.
Ved å forstå hva som skjer når fakturavalutaen og betalingsvalutaen ikke samsvarer, kan bedrifter forebygge mange av disse problemene før de oppstår.
Fakturavalutaen Har Betydning
Når en bedrift utsteder en faktura, er valutaen en viktig del av betalingsinstruksjonene.
En faktura på 10 000 euro betyr ikke bare at kunden skal sende penger til en omtrentlig verdi av 10 000 euro.
Det betyr at kunden skal betale 10 000 euro.
Forskjellen er viktig fordi valutakurser endrer seg kontinuerlig.
Hvis kunden velger å betale tilsvarende beløp i USD, GBP, DKK eller en annen valuta, må noen fastsette valutakursen som skal brukes.
Kursen kan bestemmes av kundens bank.
Den kan fastsettes av en betalingsleverandør.
Eller den mottakende finansinstitusjonen kan veksle betalingen når den kommer frem.
Forskjellige leverandører kan bruke ulike valutakurser og prismodeller.
Dermed kan beløpet bedriften til slutt mottar, være annerledes enn beløpet på den opprinnelige fakturaen.
Hvordan En Betaling Kan Bli Mindre Ved Valutaveksling
La oss ta et enkelt eksempel.
Bedriften utsteder en faktura på:
12 000 euro.
Kunden opererer hovedsakelig i USD og velger derfor å sende tilsvarende beløp i dollar.
Kundens bank beregner USD-beløpet basert på sin gjeldende valutakurs.
Betalingen sendes.
Under betalingsprosessen kan pengene imidlertid bli vekslet til EUR med en annen valutakurs.
Samtidig kan det påløpe gebyrer eller marginer knyttet til valutavekslingen.
Når pengene når bedriftens konto, mottar bedriften:
11 760 euro.
Kunden hadde til hensikt å betale hele fakturaen.
Bedriften forventet å motta 12 000 euro.
Men nå mangler det 240 euro.
Ingen av partene vet nødvendigvis umiddelbart nøyaktig hvor forskjellen oppstod.
Dette er en av grunnene til at betalingsvaluta ikke bør betraktes som en ubetydelig detalj.
Valutakursen Er Bare En Del Av Kostnaden
Når bedrifter tenker på valutaveksling, fokuserer de ofte på selve valutakursen.
Men den synlige valutakursen er ikke alltid den eneste faktoren som påvirker sluttbeløpet.
Avhengig av hvordan betalingen behandles, kan det også forekomme:
Valutamarginer.
Avsendergebyrer.
Mottakergebyrer.
Gebyrer fra mellomliggende banker.
Internasjonale overføringsgebyrer.
Andre kostnader knyttet til betalingsbehandlingen.
Noen gebyrer vises tydelig.
Andre kan i praksis være inkludert i valutakursen som tilbys ved vekslingen.
Det betyr at kunden kan tro at det er sendt nok penger til å dekke hele fakturaen, mens bedriften faktisk mottar mindre enn forventet.
For økonomiavdelingen er utfordringen at differansen kanskje først blir synlig når betalingen har kommet frem.
Hvem Veksler Egentlig Valutaen?
En av tingene som kan gjøre internasjonale betalinger kompliserte, er at valutavekslingen kan skje på forskjellige tidspunkt i betalingsprosessen.
Tenk deg at bedriften gir kunden betalingsopplysninger for EUR.
Kunden ønsker å betale fra en konto i USD.
Kundens bank kan veksle USD til EUR før betalingen sendes.
I dette tilfellet skjer valutavekslingen på kundens side.
Men en annen betalingsrute kan fungere annerledes.
Kunden kan for eksempel forsøke å sende USD til betalingsopplysninger som er beregnet for EUR.
Avhengig av finansinstitusjonene som er involvert og hvordan kontoen er konfigurert, kan betalingen bli vekslet underveis eller før den krediteres.
Det nøyaktige resultatet avhenger av betalingsruten og leverandørene som er involvert.
For bedriften er det viktig å ikke automatisk anta at verdien av beløpet som forlater kundens konto, er identisk med beløpet som faktisk kommer frem.
Problemet Blir En Avstemmingsoppgave
Når betalingen kommer frem, må økonomiavdelingen matche den med riktig faktura.
Hvis fakturaen er på 12 000 euro og nøyaktig 12 000 euro kommer inn, er avstemmingen relativt enkel.
Fakturaen kan normalt markeres som betalt.
Men hva skjer hvis bedriften bare mottar 11 760 euro?
Regnskapssystemet kan fortsatt vise 240 euro som utestående.
Nå må noen undersøke forskjellen.
Økonomiavdelingen må kanskje kontrollere betalingsreferansen.
Transaksjonsinformasjonen må kanskje gjennomgås.
Det må undersøkes om gebyrer har blitt trukket fra.
Kunden må kanskje kontaktes.
Og bedriften må bestemme hvordan den gjenværende differansen skal håndteres.
Et problem som startet som en valutaforskjell, har nå blitt en administrativ oppgave.
For én enkelt faktura tar dette kanskje bare noen minutter.
På tvers av hundrevis av internasjonale betalinger kan tidsbruken bli betydelig.
Små Forskjeller Kan Skape Uforholdsmessig Mye Arbeid
En frustrerende side ved betalinger i feil valuta er at den administrative innsatsen ikke nødvendigvis står i forhold til størrelsen på differansen.
Tenk deg en faktura på 8 000 euro.
Bedriften mottar 7 982 euro.
Forskjellen er bare 18 euro.
Økonomisk sett er det kanskje ikke et betydelig beløp for bedriften.
Administrativt må noen likevel finne ut hvorfor fakturaen ikke stemmer.
Regnskapssystemet kan fortsatt vise fakturaen som delvis ubetalt.
Økonomiavdelingen må kanskje undersøke transaksjonen.
Kunden må kanskje kontaktes.
Noen må kanskje godkjenne hvordan differansen på 18 euro skal håndteres.
Bedriften kan derfor ende opp med å bruke mer arbeidstid på å undersøke betalingen enn selve differansen er verdt.
Derfor kan det være mer verdifullt å forebygge betalingsavvik enn bare å håndtere dem etter at de har oppstått.
Bør Kunden Betale Differansen?
Det finnes ikke ett svar som passer for alle bedrifter.
Den riktige løsningen avhenger av beløpets størrelse, kundeforholdet, kontraktsvilkårene og årsaken til forskjellen.
Hvis et betydelig beløp mangler, kan bedriften med rimelighet be kunden om å betale restbeløpet.
Hvis forskjellen er svært liten, kan de administrative kostnadene ved å kreve inn beløpet være større enn selve differansen.
Bedrifter bør derfor ha tydelige interne retningslinjer for hvordan betalingsdifferanser skal håndteres.
Økonomiavdelingen kan for eksempel ha regler for når et utestående beløp skal kreves inn, og når en mindre differanse kan håndteres internt.
Det viktigste er konsistens.
Uten klare rutiner kan økonomiteamet bruke unødvendig tid på å ta den samme typen beslutning igjen og igjen.
Tilbakebetaling Kan Gjøre Situasjonen Enda Mer Komplisert
Tenk deg at betalingen ikke kan aksepteres i valutaen kunden har brukt.
Bedriften bestemmer seg derfor for å returnere betalingen og be kunden sende den på nytt i riktig valuta.
Det høres enkelt ut.
Men endringer i valutakurser kan gjøre prosessen mer komplisert.
Hvis kunden sender USD som veksles under betalingsprosessen, kan det skje enda en valutaveksling når pengene returneres.
Valutakursen kan også ha endret seg i mellomtiden.
Ytterligere betalingsgebyrer kan påløpe.
Dermed mottar kunden ikke nødvendigvis nøyaktig samme beløp tilbake som opprinnelig ble sendt.
En relativt enkel feil ved fakturabetalingen kan dermed føre til to internasjonale overføringer, flere valutavekslinger og ekstra administrativt arbeid.
Når det er mulig, er det betydelig enklere å forhindre feil betaling før den sendes.
Tydelige Betalingsinstruksjoner Er Viktige
En av de enkleste måtene å redusere betalinger i feil valuta på er å gjøre betalingsinstruksjonene svært tydelige.
En internasjonal faktura bør tydelig vise hvilken valuta kunden skal betale i.
Betalingsvalutaen bør ikke være skjult blant andre opplysninger på fakturaen.
De relevante kontoopplysningene bør samtidig samsvare med ønsket betalingsmetode og valuta.
Hvis bedriften aksepterer flere valutaer, bør kunden tydelig kunne se hvilke betalingsopplysninger som gjelder for hver valuta.
Hvis bedriften for eksempel mottar både EUR og GBP, kan tydelige betalingsopplysninger for hver valuta redusere risikoen for feil.
Dette blir spesielt viktig når bedriften jobber med større kunder, der personen som mottar fakturaen, ikke nødvendigvis er den samme personen som faktisk gjennomfører betalingen.
Kundens Økonomiavdeling Har Kanskje Aldri Sett Den Opprinnelige Samtalen
Dette er lett å glemme.
En selger kan ha avtalt med kunden at kontrakten skal gjøres opp i EUR.
Kunden forstår dette.
Fakturaen blir deretter videresendt internt til kundens økonomiavdeling.
Personen som gjennomfører betalingen, vet kanskje svært lite om den opprinnelige kommersielle avtalen.
Vedkommende ser bare en faktura og betalingsopplysninger.
Hvis valutaen ikke fremgår tydelig, kan medarbeideren velge bedriftens vanlige betalingsvaluta.
En amerikansk bedrift kan velge USD.
En britisk bedrift kan velge GBP.
En dansk bedrift kan velge DKK.
Derfor bør viktige betalingsinstruksjoner stå direkte i dokumentene og informasjonen som personen som gjennomfører betalingen faktisk bruker.
Bedrifter bør ikke anta at tidligere samtaler alltid når frem til kundens økonomiavdeling.
Flere Valutaer Kan Redusere Unødvendig Valutaveksling
Bedrifter med internasjonal virksomhet mottar ofte inntekter i flere valutaer.
En dansk bedrift kan for eksempel fakturere kunder i EUR, DKK, SEK, GBP og USD.
Hvis alle innkommende betalinger umiddelbart må veksles til én basisvaluta, kan bedriften skape unødvendige valutavekslinger.
Tenk deg en bedrift som mottar 50 000 euro fra europeiske kunder.
Pengene veksles umiddelbart til DKK.
To uker senere må bedriften betale en europeisk leverandør 30 000 euro.
Bedriften må nå veksle DKK tilbake til EUR.
De samme underliggende midlene har i praksis blitt vekslet to ganger.
Hvis bedriften har reelle forretningsutgifter i EUR, kan det i enkelte situasjoner være mer praktisk å beholde en del av EUR-inntektene til fremtidige EUR-betalinger.
Den riktige strukturen avhenger av bedriftens aktiviteter.
Det overordnede prinsippet er imidlertid enkelt:
Muligheten til å motta, holde og betale i valutaer bedriften regelmessig bruker, kan gjøre internasjonale betalingsstrømmer enklere å håndtere.
Valutabehov Bør Gjenspeile Bedriftens Faktiske Aktivitet
Det betyr ikke at en bedrift bør håndtere alle tenkelige valutaer.
Det kan skape unødvendig kompleksitet.
I stedet bør bedriften se på sine faktiske betalingsmønstre.
Hvilke valutaer bruker kundene regelmessig?
Hvilke valutaer krever leverandørene?
Hvilke valutaer brukes til lønn eller løpende utgifter?
Hvor ofte veksler bedriften mellom de samme valutaparene?
Hvis bedriften bare mottar én betaling i en bestemt valuta hvert år, kan behovet være begrenset.
Hvis bedriften derimot mottar hundrevis av betalinger i den samme valutaen og samtidig regelmessig betaler leverandører i denne valutaen, er situasjonen en helt annen.
Den finansielle strukturen bør gjenspeile bedriftens reelle transaksjonsmønstre.
Internasjonal Ekspansjon Gjør Betalingsinstruksjoner Enda Viktigere
Valutafeil kan bli vanligere når bedriften etablerer seg i nye markeder.
En bedrift som tidligere bare jobbet med kunder i euroområdet, kan ha hatt relativt enkle betalingsstrømmer.
Ekspansjon til Skandinavia, Storbritannia eller USA introduserer flere valutaer.
Salgsteamet kan begynne å gi tilbud i lokale valutaer.
Leverandører kan samtidig kreve betaling i andre valutaer.
Uten tydelige prosesser kan økonomiavdelingen raskt måtte håndtere en stadig mer komplisert samling av betalingsinstruksjoner.
Derfor bør internasjonal ekspansjon også inkludere en gjennomgang av bedriftens finansielle infrastruktur.
Hvordan skal kunder i hvert marked betale?
Hvilke valutaer skal bedriften fakturere i?
Hvor skal valutaene mottas?
Når er valutaveksling nødvendig?
Hvilke valutaer ønsker bedriften å beholde til fremtidige utgifter?
Ved å vurdere disse spørsmålene før transaksjonsvolumet øker, kan bedriften unngå betydelig administrativt arbeid senere.
Fakturamaler Bør Tilpasses Betalingsstrukturen
Bedrifter bruker ofte mye tid på å lage profesjonelle fakturamaler.
Men den operative informasjonen på fakturaen er viktigere enn det visuelle designet.
Betalingsopplysningene må være korrekte.
Valutaen må være tydelig.
Betalingsreferansen bør være enkel å identifisere.
Der det er relevant, kan forskjellige fakturamaler brukes for ulike valutaer eller markeder.
EUR-kunder kan for eksempel motta fakturaer med relevante EUR-betalingsopplysninger.
GBP-kunder kan få tilsvarende betalingsopplysninger for GBP.
Målet er å redusere antallet beslutninger kundens økonomiavdeling må ta.
Jo enklere det er å forstå nøyaktig hvordan fakturaen skal betales, desto lavere er risikoen for betalingsfeil.
Hva Bør Økonomiavdelingen Kontrollere Når Feil Beløp Kommer Inn?
Når en internasjonal betaling ikke samsvarer med fakturabeløpet, bør økonomiavdelingen ikke umiddelbart anta at kunden bevisst har betalt for lite.
Start med å sammenligne fakturabeløpet med beløpet som faktisk ble mottatt.
Kontroller deretter hvilken valuta betalingen ble sendt i.
Undersøk om det har skjedd en valutaveksling.
Se etter eventuelle gebyrer eller fradrag.
Kontroller betalingsreferansen og avsenderinformasjonen.
Hvis det er nødvendig, kan kunden bli bedt om å bekrefte hvilket beløp og hvilken valuta de opprinnelig ba betalingsleverandøren om å sende.
Dette kan hjelpe bedriften med å identifisere om forskjellen oppstod før betalingen ble sendt, under valutavekslingen eller et annet sted i betalingsprosessen.
Når årsaken er identifisert, kan bedriften bestemme hvordan den gjenværende differansen skal håndteres.
Enda viktigere er det at bedriften kanskje kan forhindre at det samme problemet oppstår igjen.
Følg Med På Gjentatte Betalingsproblemer
En enkelt feil betaling kan ganske enkelt være en misforståelse.
Gjentatte feilbetalinger kan tyde på et problem i prosessen.
Hvis den samme kunden regelmessig betaler i feil valuta, kan betalingsinstruksjonene trenge å bli tydeligere.
Hvis mange kunder fra det samme markedet opplever det samme problemet, kan bedriftens faktureringsoppsett trenge en gjennomgang.
Hvis mottatte beløp ofte avviker fra fakturaene, kan økonomiavdelingen undersøke hvor valutavekslinger og betalingsgebyrer oppstår.
Ved å følge med på disse problemene kan bedriften skille mellom enkeltstående feil og gjentatte operasjonelle utfordringer.
Målet bør ikke bare være å løse hvert enkelt avvik.
Det bør også være å forstå hvorfor avvikene oppstår.
Den Reelle Kostnaden Er Ikke Alltid Valutadifferansen
Tenk deg at en betaling i feil valuta skaper en differanse på 25 euro.
Det er lett å tenke at kostnaden for bedriften er 25 euro.
Men den reelle kostnaden kan være høyere.
En medarbeider bruker tid på å undersøke betalingen.
En annen kontakter kunden.
Kunden sjekker saken med sin økonomiavdeling.
Noen gjennomgår den regnskapsmessige behandlingen.
Fakturaen står fortsatt som åpen i systemet.
En ekstra betaling må kanskje behandles.
Når arbeidstid og operasjonell friksjon tas med i beregningen, kan en relativt liten valutadifferanse bli overraskende kostbar.
Derfor er korrekte betalinger viktige selv når selve beløpsforskjellen virker liten.
Hvordan EasyKonto Kan Støtte Internasjonale Betalingsstrømmer
Bedrifter med internasjonal virksomhet har ofte behov for å motta, holde og sende penger i flere valutaer.
EasyKonto tilbyr finansielle løsninger for kvalifiserte bedrifter, inkludert flervalutakontoer, virtuelle IBAN-kontoer og muligheter for internasjonale betalinger.
For bedrifter som mottar betalinger fra kunder i flere markeder, kan en finansiell struktur som er tilpasset flere valutaer, bidra til tydeligere betalingsstrømmer.
Kundene kan få relevante betalingsopplysninger, samtidig som bedriften kan administrere midler i valutaene som er relevante for virksomheten.
Den riktige løsningen avhenger av bedriftens markeder, kunder, leverandører og transaksjonsmønstre.
Målet er ikke å gjøre internasjonale betalinger kompliserte.
Målet er å strukturere dem slik at kundene forstår hvordan de skal betale, og økonomiavdelingen lettere kan forstå hva som har blitt mottatt.
Avsluttende Tanker
Når en kunde betaler en faktura i feil valuta, kan problemet først virke lite.
Kunden har sendt pengene.
Bedriften har mottatt betalingen.
Men detaljene har betydning.
Valutaveksling kan endre det endelige beløpet.
Gebyrer kan skape differanser.
Avstemmingen i regnskapet blir mer komplisert.
Økonomiavdelingen må kanskje undersøke transaksjonen.
Kunden kan måtte foreta en ekstra betaling.
I enkelte situasjoner kan den opprinnelige betalingen til og med måtte returneres.
For bedrifter som regelmessig håndterer internasjonale transaksjoner, kan disse små problemene samlet skape betydelig operasjonelt arbeid.
Derfor er forebygging viktig.
Tydelig fakturavaluta, korrekte betalingsopplysninger og godt definerte interne prosesser kan redusere risikoen for misforståelser før betalingen sendes.
Når en bedrift ekspanderer internasjonalt, bør betalingsinfrastrukturen utvikle seg sammen med virksomheten.
For internasjonale betalinger handler ikke bare om hvorvidt kunden sender pengene.
Det handler om å motta riktig beløp, i riktig valuta og gjennom riktig betalingsflyt.