Verdien av et salg avgjøres ikke bare av hvor mye kunden betaler. Når pengene faktisk kommer inn på bedriftens konto, kan ha minst like stor betydning.
Kategori: Finansielle tips
Lesetid: 9 minutter
Introduksjon
En bedrift inngår en avtale på 50 000 euro.
Marginen er god, kunden er veletablert, og kontrakten ser attraktiv ut. Fra et salgsperspektiv er det lite å klage på.
Så ser noen nærmere på betalingsvilkårene.
Kunden har 60 dager på seg til å betale.
I løpet av disse 60 dagene må bedriften fortsatt betale lønn, leverandører, programvare, husleie og andre løpende kostnader. Hvis avtalen krever materialer, varelager eller eksterne konsulenter, kan en betydelig del av disse kostnadene måtte betales før kunden har overført en eneste euro.
Plutselig ser økonomien i avtalen litt annerledes ut.
Betalingsvilkår blir ofte behandlet som en administrativ detalj som står nederst på en faktura. I praksis påvirker de bedriftens arbeidskapital, likviditetsplanlegging og i enkelte tilfeller også hvor raskt virksomheten kan ta på seg nye oppdrag.
Prisen på en avtale betyr noe.
Men tiden mellom levering og betaling betyr også noe.
Et Salg På 50 000 Euro Betyr Ikke 50 000 Euro På Kontoen I Dag
Omsetning og penger på konto oppstår ikke nødvendigvis på samme tidspunkt.
En bedrift kan fullføre et prosjekt i august, sende fakturaen umiddelbart og registrere inntekten i regnskapet. Hvis kunden har 60 dagers betalingsfrist, kan pengene imidlertid først komme inn i oktober.
Bedriften har gjennomført salget.
Den har bare ikke mottatt pengene ennå.
Denne forskjellen blir viktig når virksomheten allerede har hatt kostnader knyttet til leveransen.
Tenk deg at en kontrakt på 50 000 euro krever 25 000 euro i kostnader til leverandører, materialer og ansatte.
Hvis disse kostnadene må betales innen 15 eller 30 dager, mens kunden først betaler etter 60 dager, finansierer bedriften i praksis mellomperioden.
Én kontrakt trenger ikke å skape et stort problem.
Men hvis den samme situasjonen gjelder for 20 kunder, kan en betydelig del av virksomhetens kapital plutselig være bundet opp i ubetalte fakturaer.
Betalingsvilkår Er En Del Av Den Kommersielle Avtalen
Bedrifter bruker ofte mye tid på å forhandle priser.
Kunden ber om rabatt. Salgsavdelingen argumenterer imot. Ledelsen vurderer marginen. Etter noen forhandlingsrunder blir partene enige om et beløp.
Betalingsvilkårene får ikke alltid den samme oppmerksomheten.
Det kan være en feil.
Tenk deg to kontrakter på 100 000 euro hver.
Den ene kunden betaler innen syv dager.
Den andre betaler etter 90 dager.
Omsetningen er identisk, men påvirkningen på bedriftens arbeidskapital er svært forskjellig.
I nesten tre måneder kan virksomheten måtte finansiere den andre kundens andel av lønn, leverandørkostnader og andre driftsutgifter.
Betalingsvilkår bør derfor vurderes sammen med pris, margin, kontraktslengde og leveringskrav.
De er ikke bare noe økonomiavdelingen skal håndtere etter at kontrakten allerede er signert.
Lange Betalingsfrister Blir Dyrere Når Bedriften Vokser
Lange betalingsfrister kan være relativt enkle å håndtere når virksomheten har få kunder og et begrenset antall fakturaer.
Når salget øker, endrer situasjonen seg.
Tenk deg en bedrift som fakturerer 200 000 euro i måneden, og hvor kundene vanligvis betaler etter 30 dager.
Hvis den gjennomsnittlige betalingstiden gradvis beveger seg mot 60 dager, kan beløpet i utestående kundefordringer øke betydelig.
Bedriften kan fortsatt være lønnsom.
Salget kan fortsatt vokse.
Men en større del av virksomhetens penger befinner seg hos kundene i stedet for på bedriftens egne kontoer.
Disse pengene kan ikke samtidig brukes til å ansette medarbeidere, kjøpe varelager, betale leverandører eller finansiere ekspansjon.
Dette er en av grunnene til at bedrifter i rask vekst kan oppleve press på likviditeten selv om den kommersielle utviklingen ser sterk ut.
Mer salg kan også bety mer penger virksomheten fortsatt venter på å få inn.
Store Kunder Har Ofte Den Sterkeste Forhandlingsposisjonen
Betalingsvilkår blir spesielt viktige når mindre bedrifter selger til betydelig større selskaper.
Store virksomheter har ofte etablerte innkjøps- og betalingsprosesser. Som leverandør kan man derfor bli presentert for 45, 60 eller til og med 90 dagers betalingsfrist som en standarddel av avtalen.
For den store kunden kan dette ganske enkelt være normal praksis.
For den mindre leverandøren kan det ha stor betydning for likviditeten.
Det er ikke nødvendigvis kommersielt fornuftig å si nei til en viktig kunde bare på grunn av betalingsvilkårene.
Men det er heller ikke nødvendigvis fornuftig å akseptere alle vilkår uten å forstå konsekvensene.
Hvis en kontrakt krever betydelige utgifter på forhånd, mens betalingen først kommer flere måneder senere, må ledelsen vite hvordan perioden mellom disse tidspunktene skal finansieres.
Det er en del av den økonomiske vurderingen av avtalen.
Ikke Alle Kunder Trenger De Samme Betalingsvilkårene
Mange bedrifter utvikler standardvilkår og bruker dem på nesten alle kunder.
Det er enkelt.
Men det er ikke alltid den beste kommersielle løsningen.
En kunde som virksomheten har jobbet med i fem år, og som alltid betaler til avtalt tid, representerer en annen situasjon enn en helt ny kunde som legger inn en uvanlig stor første ordre.
På samme måte er et mindre prosjekt uten store forhåndskostnader annerledes enn en ordre hvor bedriften må kjøpe betydelige mengder varer eller materialer før levering.
Betalingsvilkårene kan gjenspeile disse forskjellene.
Avhengig av forretningsmodellen kan bedrifter bruke forskuddsbetaling, delbetalinger ved bestemte milepæler, kortere betalingsfrister for nye kunder eller egne vilkår for spesielt store ordre.
Målet er ikke å gjøre det vanskeligere for kundene å betale.
Det handler om å unngå unødvendig økonomisk eksponering for virksomheten.
Forskuddsbetaling Kan Endre Likviditetsbehovet I Et Prosjekt
For bedrifter som arbeider med større prosjekter, spesialproduksjon eller kundetilpassede leveranser, kan delvis forskuddsbetaling endre prosjektets likviditetsprofil betydelig.
Tenk deg et prosjekt på 100 000 euro.
Virksomheten må bruke 40 000 euro på materialer og eksterne tjenester før prosjektet kan leveres.
Uten forskuddsbetaling må bedriften kanskje finansiere hele beløpet selv.
Med 30 prosent forskuddsbetaling kommer 30 000 euro inn før en stor del av kostnadene oppstår.
Prosjektets totale omsetning er den samme.
Marginen er den samme.
Men mengden arbeidskapital virksomheten selv må finansiere, er betydelig lavere.
Forskuddsbetaling passer naturligvis ikke for alle bransjer eller kundeforhold.
Men eksemplet viser hvorfor betalingsstrukturen kan være nesten like viktig som kontraktens totale verdi.
Rabatt For Tidlig Betaling Må Beregnes Nøye
Noen bedrifter forsøker å få kunder til å betale tidligere ved å tilby en mindre rabatt.
En kunde kan for eksempel få rabatt hvis fakturaen betales innen ti dager i stedet for etter 30 eller 60 dager.
Det kan forbedre likviditeten.
Men rabatten er ikke gratis.
Hver rabatt reduserer marginen på salget.
Spørsmålet er derfor om verdien av å få pengene tidligere er stor nok til å forsvare den lavere inntekten.
For en virksomhet med sterk likviditet gir det kanskje ikke mening å gi fra seg margin bare for å motta pengene noen uker tidligere.
For en annen bedrift, hvor store beløp er bundet opp i kundefordringer, kan raskere betaling være langt mer verdifull.
Beslutningen bør derfor baseres på virksomhetens faktiske økonomi fremfor å tilby den samme rabatten til alle kunder.
Leverandørenes Betalingsvilkår Er Den Andre Halvdelen Av Regnestykket
Kundenes betalingsvilkår er bare én side av ligningen.
Leverandørenes vilkår betyr minst like mye.
En bedrift som mottar betaling fra kunder etter 60 dager, men selv må betale leverandører innen 15 dager, har en helt annen arbeidskapitalsituasjon enn en bedrift hvor leverandørene også tilbyr 60 dagers betalingsfrist.
Virksomheten bør derfor se på tidspunktet for betalinger på tvers av hele driften.
Hvis kundene konsekvent betaler senere enn leverandørene må betales, må bedriften finansiere perioden imellom.
Når innkjøpsvolumet vokser, kan det derfor være verdt å diskutere betalingsvilkår med viktige leverandører.
Et sterkt samarbeid, forutsigbare ordrevolumer og en god betalingshistorikk kan i enkelte tilfeller gi rom for bedre kommersielle vilkår.
Selv mindre endringer i betalingsfrister kan få stor betydning når de gjelder store innkjøpsvolumer.
Sen Betaling Er Ikke Det Samme Som Lange Betalingsvilkår
En kunde som betaler etter 60 dager fordi kontrakten sier 60 dager, betaler ikke for sent.
En kunde som har akseptert 30 dager, men konsekvent betaler etter 50, er en annen situasjon.
Det er viktig å skille mellom de to.
Lange, avtalte betalingsfrister skaper et kjent likviditetsbehov som virksomheten kan planlegge for.
Uforutsigbare forsinkelser gjør planleggingen vanskeligere fordi bedriften ikke vet nøyaktig når de forventede pengene kommer inn.
En kunde med lengre, men pålitelige betalingsvilkår kan derfor i praksis være enklere å håndtere enn en kunde med korte vilkår som nesten alltid betaler for sent.
Hvordan kunden faktisk betaler, betyr minst like mye som det som står i kontrakten.
Feil På Fakturaer Kan Forlenge Betalingstiden
Ikke alle forsinkede betalinger skyldes kunden.
Noen ganger starter problemet med selve fakturaen.
Et feil innkjøpsordrenummer, manglende bedriftsinformasjon, feil juridisk enhet eller en faktura sendt til feil avdeling kan hindre kundens økonomiavdeling i å behandle betalingen.
I større organisasjoner med strukturerte prosesser for leverandørfakturaer kan selv en liten feil føre til at fakturaen må behandles manuelt.
Bedriften oppdager kanskje ikke problemet før flere uker senere, når noen følger opp den manglende betalingen.
Da må en korrigert faktura sendes, og betalingen kan bli ytterligere forsinket.
Gode faktureringsrutiner er derfor også en del av god likviditetsstyring.
Å sende en korrekt faktura første gang kan i enkelte tilfeller forbedre betalingstiden mer effektivt enn gjentatte purringer senere.
Se På Hvordan Kundene Faktisk Betaler
En kontrakt kan si 30 dager.
Det betyr ikke nødvendigvis at kunden betaler etter 30 dager.
Over tid samler bedrifter verdifull informasjon om kundenes faktiske betalingsatferd.
Noen kunder betaler nesten alltid tidlig.
Andre betaler omtrent på forfallsdatoen.
Og enkelte trenger én eller flere påminnelser nesten hver måned.
Denne informasjonen har kommersiell verdi.
Når en kontrakt skal reforhandles, kan kundens betalingshistorikk være en del av diskusjonen.
Hvis en kunde regelmessig betaler betydelig senere enn avtalt, kan virksomheten velge å forhandle om andre vilkår, endre den interne kredittgrensen eller begrense hvor mye arbeid som utføres før betaling mottas.
Målet er ikke å straffe kunden.
Det handler om å forstå de reelle økonomiske vilkårene i kundeforholdet.
Bedre Betalingsvilkår Kan Være Mer Verdifulle Enn En Liten Prisøkning
Bedrifter ønsker naturligvis høyere priser.
Men avhengig av situasjonen kan bedre betalingsvilkår noen ganger være minst like verdifulle.
Tenk deg at en kunde under en forhandling er villig til å akseptere enten en mindre prisøkning eller betydelig kortere betalingsfrist.
Den høyere prisen kan umiddelbart virke som det beste alternativet.
Men hvis virksomheten vokser raskt og har store beløp bundet opp i ubetalte fakturaer, kan tidligere betaling skape større praktisk verdi.
Pengene kan kanskje brukes til å legge inn neste lagerbestilling, betale en leverandør uten ekstra finansiering eller ta på seg en ny kunde.
Kommersielle forhandlinger bør derfor ikke bare handle om pris.
Tidspunktet for betalingen har også økonomisk verdi.
Betalingsvilkår Blir Mer Komplekse Internasjonalt
Internasjonal virksomhet legger til enda et lag.
Bedrifter kan ha kunder og leverandører i forskjellige land, arbeide med flere valutaer og håndtere betalinger gjennom ulike finansielle systemer.
Betalingsatferd og vanlige handelsvilkår kan også variere mellom markeder.
Internasjonale betalinger kan innebære ekstra behandlingstid, samtidig som valutaveksling kan påvirke når og hvordan virksomheten velger å flytte penger mellom kontoer.
Etter hvert som den internasjonale aktiviteten øker, blir det derfor stadig viktigere å forstå både innkommende og utgående betalingsstrømmer.
En bedrift kan ha sterk omsetning i flere markeder og samtidig oppleve perioder hvor betydelige beløp er bundet opp i utestående fakturaer.
God oversikt over disse betalingsstrømmene gjør det lettere å planlegge rundt dem.
Hvordan EasyKonto Kan Støtte Internasjonal Betalingshåndtering
For bedrifter som opererer på tvers av landegrenser, kan betalingshåndteringen bli mer kompleks etter hvert som antallet transaksjoner, valutaer og forretningsforbindelser øker.
EasyKonto tilbyr finansielle løsninger for kvalifiserte internasjonale virksomheter, inkludert flervalutakontoer, virtuelle IBAN-kontoer og betalingsløsninger for håndtering av internasjonale betalingsstrømmer.
Bedre oversikt over innkommende og utgående betalinger kan gjøre det enklere for virksomheter å forstå sin finansielle posisjon og håndtere stadig mer komplekse betalingsstrømmer.
Hvilke betalingsvilkår som passer best, vil alltid avhenge av den enkelte kunden, leverandøren og det kommersielle forholdet.
Men en finansiell struktur som gir bedriften bedre oversikt over betalingene, skaper et bedre grunnlag for å ta disse beslutningene.
Avsluttende Tanker
En god avtale handler om mer enn beløpet øverst i kontrakten.
Prisen betyr noe.
Marginen betyr noe.
Men tidspunktet for betalingen betyr også noe.
En kunde som skaper betydelig omsetning, men binder opp bedriftens penger i flere måneder, kan påvirke virksomheten på en helt annen måte enn en kunde som betaler raskt og forutsigbart.
Etter hvert som bedriften vokser, blir disse forskjellene stadig viktigere.
Flere kunder betyr flere fakturaer. Større kontrakter betyr større beløp i kundefordringer. Lengre betalingsfrister betyr at virksomheten trenger mer arbeidskapital for å holde driften i gang.
Det betyr ikke at alle bedrifter bør kreve umiddelbar betaling.
Det betyr at betalingsvilkår bør behandles som en reell kommersiell beslutning og ikke som en administrativ detalj som først diskuteres når fakturaen skal sendes.
Neste gang virksomheten forhandler om en større kontrakt, kan det derfor være verdt å se lenger enn på den totale kontraktsverdien.
Spørsmålet er ikke bare hvor mye kunden skal betale.
Det er også når virksomheten faktisk får pengene.
Det kan endre økonomien i hele avtalen.