Kontoavstemming er lett å utsette når alt ser ut til å stemme. Problemet er at små avvik sjelden forsvinner av seg selv.

Kategori: Kontoadministrasjon
Lesetid: 9 minutter

Introduksjon

For mange bedriftseiere havner kontoavstemming ganske langt ned på listen over økonomiske oppgaver. Kundene betaler, leverandørene får pengene sine, lønningene er utbetalt, og saldoen på bedriftskontoen ligger omtrent der man forventer. Så lenge ingenting åpenbart ser feil ut, kan det være vanskelig å se hvorfor hver enkelt transaksjon må kontrolleres.

Denne måten å jobbe på kan fungere for en mindre bedrift med et begrenset antall transaksjoner hver måned. Men etter hvert som virksomheten vokser, blir det betydelig vanskeligere å beholde den samme oversikten.

En betaling som er registrert i regnskapet, har kanskje ennå ikke kommet inn på kontoen. En leverandørfaktura kan ved en feil ha blitt bokført to ganger. Et transaksjonsgebyr kan mangle i regnskapet. En kunde kan ha betalt feil beløp eller brukt en referanse som gjør at betalingen ikke automatisk kan kobles til riktig faktura.

Ingen av disse situasjonene trenger i seg selv å være spesielt alvorlige. Det som ofte gjør dem vanskelige, er tiden.

Et avvik som oppdages to dager etter en betaling, er vanligvis enkelt å undersøke. Det samme avviket tre måneder senere kan bety at noen må gå gjennom fakturaer, e-poster, betalingsbekreftelser og gamle regnskapsposter for å forstå hva som faktisk skjedde.

Derfor bør kontoavstemming ikke bare betraktes som en regnskapsoppgave som gjennomføres ved slutten av måneden. For en bedrift i vekst er det en relativt enkel økonomisk kontroll som bidrar til å sikre at tallene ledelsen arbeider med, faktisk samsvarer med pengene som beveger seg inn og ut av virksomheten.

Hva Betyr Det Egentlig Å Avstemme En Bedriftskonto?

Kontoavstemming betyr i praksis at bedriftens interne økonomiske registreringer sammenlignes med transaksjonene som faktisk har blitt gjennomført på bedriftens konto.

Tallene skal kunne forklares.

Hvis regnskapet viser at en kunde har betalt en faktura, bør den tilsvarende innbetalingen kunne identifiseres på kontoen. Hvis regnskapet viser at en leverandør har mottatt 80 000 kroner, skal det finnes en tilsvarende utgående betaling.

Hvis noe ikke stemmer, må bedriften finne ut hvorfor.

Ofte finnes det en helt normal forklaring. En betaling kan fortsatt være under behandling. Et transaksjonsgebyr kan ha blitt trukket separat. Betalingen kan være registrert på en annen dato enn fakturaen, eller en kunde kan ha betalt flere fakturaer i én samlet overføring.

Andre avvik krever mer arbeid.

Det viktigste er ikke at hver transaksjon nødvendigvis ser helt lik ut i regnskapet og på kontoutskriften. Det viktige er at bedriften kan forklare forskjellene og vet at de registrerte tallene er korrekte.

Hvor Ofte Bør Bedriftens Kontoer Avstemmes?

Det finnes ingen avstemmingsrutine som passer for alle bedrifter.

Et mindre konsulentselskap med 20 eller 30 transaksjoner i måneden har ikke de samme behovene som en handelsbedrift som håndterer flere hundre kunde- og leverandørbetalinger hver uke. En internasjonal virksomhet som opererer med flere kontoer og valutaer, har enda et nivå av kompleksitet.

For en bedrift med relativt få transaksjoner kan månedlig avstemming være tilstrekkelig.

Når transaksjonsvolumet øker, vil ukentlig avstemming ofte være mer praktisk. Bedrifter med svært store betalingsvolumer kan ha behov for å kontrollere transaksjonene daglig eller automatisere deler av avstemmingsprosessen.

Riktig frekvens handler derfor ikke bare om hvor stor bedriften er.

Det handler først og fremst om hvor mye finansiell aktivitet som går gjennom bedriftens kontoer.

Et praktisk spørsmål å stille er: Hvis en betaling ikke stemte i dag, hvor mange transaksjoner måtte vi gått gjennom for å finne årsaken?

Hvis svaret er flere uker eller måneder med aktivitet, kan det være for lang tid mellom avstemmingene.

Hvorfor Månedsslutt Ikke Alltid Er Nok

Mange bedrifter avstemmer kontoene sine i forbindelse med månedsavslutningen. Det er naturlig fordi avstemmingen passer godt sammen med bokføring, rapportering og andre økonomiske rutiner.

Problemet oppstår når transaksjonsvolumet blir så stort at mindre feil rekker å skape andre problemer før måneden er over.

Tenk deg at en kunde betaler en faktura den 4. i måneden, men bruker feil betalingsreferanse. Pengene står på bedriftens konto, men betalingen blir ikke koblet til den åpne fakturaen i regnskapssystemet.

Fakturaen står derfor fortsatt som ubetalt.

To uker senere sender økonomiavdelingen en betalingspåminnelse.

Kunden må nå finne frem den opprinnelige betalingsbekreftelsen. En medarbeider i økonomiavdelingen må undersøke betalingen og korrigere registreringen. Kanskje må også den kundeansvarlige involveres fordi kunden lurer på hvorfor det har kommet en påminnelse på en faktura som allerede er betalt.

Det opprinnelige problemet var lite.

Den administrative konsekvensen ble større.

Regelmessig avstemming gjør det lettere å oppdage slike situasjoner mens informasjonen fortsatt er aktuell og transaksjonen er enkel å spore.

Kontosaldoen Forteller Ikke Hele Historien

En vanlig feil er å anta at regnskapet må være korrekt fordi saldoen på bedriftskontoen ser riktig ut.

Det trenger ikke å være tilfelle.

Flere feil kan i praksis utligne hverandre.

Hvis en kostnad på 5 000 kroner mangler i regnskapet samtidig som en kundeinnbetaling på 5 000 kroner heller ikke er registrert korrekt, kan den samlede differansen se ut til å være null.

Saldoen kan altså se riktig ut selv om transaksjonene bak den ikke er korrekte.

Dette blir spesielt viktig når ledelsen bruker økonomiske rapporter til å ta beslutninger om for eksempel ansettelser, lagerinnkjøp, markedsføring eller nye investeringer.

En økonomisk rapport er bare så pålitelig som informasjonen den bygger på.

Kontoavstemming fungerer derfor som en grunnleggende kontroll av at bedriftens økonomiske registreringer faktisk gjenspeiler transaksjonene som har blitt gjennomført.

Hvilke Avvik Bør Bedriften Se Etter?

De fleste forskjellene som oppdages under en kontoavstemming, er ikke dramatiske. Vanligvis handler det om helt normale driftsmessige forhold som må identifiseres og registreres korrekt.

En kunde kan ha betalt uten fakturanummer. En leverandørbetaling kan ved en feil ha blitt registrert to ganger. Et bank- eller transaksjonsgebyr kan være annerledes enn forventet. En tilbakebetaling kan være gjennomført uten at den ennå er registrert korrekt i regnskapet.

Tidsforskjeller er også vanlige.

En betaling som sendes fredag ettermiddag, blir kanskje ikke bokført før mandag. Internasjonale overføringer kan ha andre behandlingstider, og valutaveksling kan føre til at sluttbeløpet avviker noe fra den opprinnelige beregningen.

Formålet med avstemmingen er ikke å behandle hvert avvik som et tegn på at noe er galt.

Formålet er å forstå hvorfor avviket eksisterer.

Når alle vesentlige forskjeller kan forklares, har bedriften et langt bedre grunnlag for å stole på sine økonomiske opplysninger.

Avstemming Blir Viktigere Når Bedriften Vokser

I en svært liten bedrift kan eieren ofte kjenne igjen nesten hver eneste transaksjon på kontoen.

Man vet hvilken kunde som betalte 25 000 kroner på tirsdag, hvorfor penger ble sendt til en bestemt leverandør, og hva den uvanlige betalingen fredag ettermiddag gjaldt.

Dette endrer seg raskt når virksomheten vokser.

Flere kunder betyr flere innbetalinger. Flere leverandører betyr flere utgående betalinger. Nye medarbeidere innebærer lønn, utlegg og andre personalkostnader. Internasjonal ekspansjon kan i tillegg bety flere kontoer, valutaer og betalingsstrømmer.

Til slutt blir den finansielle aktiviteten for omfattende til at én person kan forstå alt ved bare å se på kontoutskriften.

Det er ofte på dette tidspunktet bedriften bør gå fra uformell kontroll til en definert avstemmingsprosess.

Prosessen trenger ikke å være komplisert. Det viktigste er at bedriften vet når kontoene skal avstemmes, hvilke kontoer som omfattes, hvem som har ansvar for å undersøke avvik, og hvordan korrigeringer dokumenteres.

Tydelig ansvar er ofte mer verdifullt enn enda et avansert regneark.

Flere Kontoer Og Valutaer Skaper Mer Kompleksitet

For bedrifter med internasjonale kunder eller leverandører får kontoavstemmingen ofte et ekstra lag.

En kunde kan betale i euro mens bedriftens regnskap føres i norske kroner. En svensk leverandør kan måtte betales i svenske kroner, mens andre kostnader betales i britiske pund eller amerikanske dollar.

Da handler avstemmingen ikke lenger bare om å matche én betaling med én faktura.

Bedriften kan også måtte ta hensyn til valutakurser, vekslingskostnader, ulike oppgjørsdatoer og overføringer mellom egne kontoer.

En forskjell mellom to beløp trenger derfor ikke å bety at noe har gått galt. Den kan for eksempel skyldes valutakursen eller et gebyr knyttet til transaksjonen.

Uten regelmessig avstemming blir det imidlertid vanskeligere å skille mellom en faktisk feil og et normalt avvik som oppstår som følge av internasjonale betalinger.

Dette er en av grunnene til at finansielle rutiner som fungerte godt for en mindre lokal bedrift, ofte må utvikles når virksomheten begynner å operere på tvers av flere markeder.

Når Slutter Manuell Avstemming Å Være Praktisk?

Regneark er nyttige og kan fungere svært godt for mange bedrifter over lang tid.

Problemet er ikke nødvendigvis selve regnearket.

Problemet er volumet.

Hvis en medarbeider hver uke må eksportere transaksjoner, kopiere informasjon mellom ulike systemer, manuelt matche flere hundre betalinger og deretter undersøke alle avvik ett etter ett, begynner prosessen å kreve betydelig arbeidstid.

Bedriften kan også bli avhengig av personen som vet nøyaktig hvordan det interne regnearket fungerer.

Når virksomheten kommer til dette punktet, bør ledelsen vurdere om deler av prosessen kan standardiseres eller automatiseres.

Automatisering betyr ikke at behovet for økonomisk kontroll forsvinner. Det vil alltid finnes uvanlige betalinger, avvik og unntak som krever menneskelig vurdering.

Hensikten er i stedet å redusere tiden som brukes på rutinemessig matching, slik at økonomifunksjonen kan fokusere på transaksjonene som faktisk trenger oppmerksomhet.

Hvordan EasyKonto Kan Bidra Til Bedre Økonomisk Oversikt

Når en bedrift opererer på tvers av flere markeder, blir tydelig oversikt over kontoer og betalinger stadig viktigere.

EasyKonto tilbyr finansielle løsninger for kvalifiserte bedrifter med internasjonal virksomhet, inkludert flervalutakontoer, virtuelle IBAN-kontoer og betalingsløsninger som kan gjøre den daglige håndteringen av internasjonale betalinger mer oversiktlig.

Tydeligere transaksjonsinformasjon kan gjøre den økonomiske administrasjonen enklere, særlig for bedrifter som sender og mottar betalinger på tvers av ulike markeder og valutaer.

Selve kontoavstemmingen er fortsatt bedriftens eget økonomiske ansvar. Men når transaksjonsinformasjonen er enklere å finne og følge, blir også arbeidet med å kontrollere og forstå bedriftens betalingsstrømmer mer håndterbart.

Avsluttende Tanker

Kontoavstemming er neppe den økonomiske oppgaven de fleste bedriftseiere gleder seg mest til.

Det er også nettopp derfor den er lett å utsette.

Men avstemmingen har en viktig funksjon. Den viser om den økonomiske informasjonen bedriften arbeider med, faktisk samsvarer med pengene som beveger seg gjennom bedriftens kontoer.

For en virksomhet med et begrenset antall transaksjoner kan avstemming én gang i måneden være helt tilstrekkelig. Når transaksjonsvolumet og kompleksiteten øker, kan kortere intervaller gjøre det betydelig enklere å oppdage og undersøke forskjeller.

Målet er ikke å avstemme kontoene så ofte som mulig.

Målet er å gjøre det ofte nok til at bedriften raskt kan forstå hva som har skjedd når noe ikke stemmer.

Det er en relativt enkel økonomisk rutine, men etter hvert som virksomheten vokser, kan den få stor betydning for kvaliteten på tallene ledelsen bruker til å drive bedriften.